Pracuji jako administrátor veřejných zakázek a výběrových řízení, což v praxi znamená, že pro zadavatele (ať už obce, firmy, školy ad.) připravuji zadávací podmínky, na jejichž základě následně pořizují určité plnění. Po více jak deseti letech této práce jsem si všiml, že trpím pracovní deformací, která se projevuje tím, že i v soukromém životě se téměř každý výdaj snažím optimalizovat.

V lepším případě se to projeví tak, že Ježíšek dětem donese pod stromeček kola, která vybral na základě průzkumu trhu a výběrového řízení mezi třemi dodavateli, hodnocením poměru kritérií ceny, záruky, váhy kola a referencí známých, kteří už taková kola mají. Ženy i děti jsou spokojeny.

V horším případě pak v obchodě držím v ruce dvě různá balení čokolády a v hlavě počítám poměr mezi cenou, váhou a obsahem kakaové sušiny jednotlivých balení. Žena a děti čekají v autě a nejsou spokojeny.

Ať tak či tak, i v osobním životě se ukazuje, že čím lepší produkt, službu nebo dodavatele prací si vyberete, tím můžete nejen ušetřit už při samotném pořízení, ale zároveň si zjednodušíte život do budoucna nastavením těch správných požadavků, smluvních podmínek a celkovou optimalizací výběru dodavatele a samotného plnění.

V poslední době se mi tak stále častěji stává, že klienti, kterým jsem zpracovával  zadávací podmínky na akce, kde měli povinnost realizovat buď výběrové řízení dle metodiky některého dotačního programu nebo zadávací řízení dle zákona 134/2016 o zadávení veřejných zakázek, se na mě obrací s požadavkem na přípravu zadávacích podmínek i u nákupů, kde takovou povinnost nemají. Důvodem je pozitivní zkušenost s dodavateli a plněním vybranými tímto oficiálním postupem.

Je jasné, že nikdo nepracuje zadarmo a proces výběru dodavatele s nastavením správných kritérií a smluvních podmínek něco stojí. Nicméně na jednoduchém případu z praxe si lze jednoduše ukázat, že i tak se takový postup vyplatí.

Například: klient pořizuje technologii pro obrábění v hodnotě 10 mil. Kč. Klasický postup je, že obvolá známé v oboru, zajede na pár výstav a pak si třeba nechá poslat nabídky od několika vytipovaných dodavatelů, jejichž plnění by mu vyhovovalo.

V tu chvíli pak nastává klasický scénář, kdy se klient snaží optimalizovat nákup, zatímco na druhé straně se dodavatelé snaží optimalizovat prodej a svoji marži. Celý proces pak vede k tomu, že místo optimalizace nákupu klient zdlouhavě prochází technické parametry strojů, porovnává ceny, záruční a servisní podmínky a když konečně vybere toho správného dodavatele, zjistí, že třeba smluvní podmínky, které mu následně dodavatel nabídne, jsou silně jednostranné a neakceptovatelné. Dále buď následuje zdlouhavé vyjednávání o smluvních podmínkách, nebo oslovení jiného, méně kvalitního dodatele s vyšší cenou, ale akceptovatelnými smluvními podmínkami. Asi všichni cítíme, že tudy cesta k optimalizaci a levnějším nákupům kvalitního plnění nevede.

To, co je podle mě optimalizace nákupu, by mohlo vypadat třeba takto. Začátek proběhne stejně – klient obvolá známé v oboru, zajede na pár výstav a pak si třeba nechá poslat nabídky od několika vytipovaných dodavatelů, jejichž plnění by mu vyhovovalo. Ve spolupráci s odborníkem na veřejné zakázky pak nastaví proces nákupu v následujících základních bodech:

• Stanovení minimálních technických požadavků plnění, tzv. technická specifikace, kde se uvedou minimální požadavky na plnění (u stroje např. výkon, minimální rozměry obrobku, max. váha stroje atd.), čímž se odfiltrují nerelevantní nabídky.
• Stanovení hodnotících kritérií, kde vedle ceny je dobré třeba u strojů klást důraz na dobu dodání, záruční dobu, servisní podmínky, zkrátka postupovat ve smyslu rčení, že nikdo nejsme tak bohatí, abychom si mohli kupovat levné věci.
• Stanovení požadavků na dodavatele, kdy se často zapomíná, že dodavatel by měl mít jednak základní způsobilost (nebýt v insolvenci, platit daně, plnit povinnost vůči OSSZ atd.), ale také třeba nějaké zkušenosti s obdobnými dodávkami, tzv. technickou způsobilost, kterou lze nejlépe ověřit nastavením odpovídajících referencí.
• Stanovení smluvních podmínek, kde je ideální nastavit si vlastní vzor smlouvy nebo alespoň minimální smluvní podmínky, které dodavatel musí akceptovat. Předejdete tak nepříjemným situacím a hlavně budoucím komplikacím, kde ne každý si může dovolit právní zastoupení při vyjednávání o smlouvě a přeci jen, ďábel se skrývá v detailu a takových detailů může být smlouva vnucená dodavatelem plná.
• Stanovení výběru dodavatele, kde lze buď oslovit jen již vytipované dodavatele nebo vyvěsit tuto poptávku veřejně, případně kombinovat oslovení a veřejné oznámení.

Zatímco v případě povinných výběrových řízení a zadávacích řízení dle zákona je celý proces přísně formalizovaný, v případě výše popsaného dobrovolného řízení nejsme svázaní formálními pravidly, což otevírá další možnosti optimalizace nákupu. Efektem tak je, že již při samotném procesu výběru, ať už veřejným oznámením na profilu zadavatele nebo prostým oslovením vytipovaných dodavatelů nastavením minimálních požadavků uvedených v bodech výše, rovnou stanovíme standard na plnění, dodavatele, smluvní podmínky a zároveň vytvoříme soutěžní a konkurenční prostředí, které motivuje dodavatele jít dolů s cenou a naopak maximalizovat hodnotící kritéria jako třeba záruku, servis nebo dobu dodání.

Samozřejmostí je, že v tomto dobrovolném režimu není zadavatel vázán tím, že musí s vybraným dodavatelem podepsat smlouvu nebo že si nemůže vybrat třeba druhého v pořadí dle nastavených kritérií (kdy důvodem může být i to, že lidsky si spolu sedli více než s bodovým vítězem). Rovněž lze o podaných nabídkách vyjednávat a tím dále tlačit cenu dolů a kvalitu výše.

Pokud tedy chcete předejít možným komplikacím a chcete zkusit optimalizovat svoje náklady při pořizování požadovaných plnění, neváhejte se s námi spojit. Rádi vám na základě našich zkušeností navrhneme postup a pomůžeme nákup zprocesovat.

Mgr. Luboš Novosad, specialista veřejných zakázek
+420 775 437 017
lubos.novosad@vyberove-rizeni.info

Stáhněte si tento článek ve formátu PDF

Tags: Poptávkové řízení, Veřejná zakázka, Výběr dodavatele, Výběrové řízení, VZMR